Preparar un análisis de necesidades

La BSA recomienda que implemente los siguientes pasos anualmente. Asimismo, conduzca inspecciones al azar de las computadoras de los empleados para controlar el uso de software durante todo el año.

¿Qué software necesita su empresa?

El formato de declaración de software le ayudará a identificar las necesidades de software de la empresa. Como principio general, su análisis debe contestar las siguiente preguntas:

• ¿Su empresa está usando el software más eficaz y efectivo para llenar sus necesidades? ¿Su equipo está satisfecho con los paquetes de software actuales? ¿Hay otros paquetes que permitirán a su equipo operar de una manera más eficiente?
• Identifique el software necesario para cada usuario de computadora determinando los departamentos o individuos que necesiten otros paquetes de software o software adicional.
• Los administradores de red deben considerar la compra de software que mida el uso en red para restringir el número de usuarios de acuerdo con el número de licencias.

Conduzca una inspección

Prepare un inventario del software actual usando la herramienta para inspecciones de la BSA u otra disponible comercialmente, o contratando un proveedor de servicios de auditoría. Todo software ilegal que se encuentre durante la inspección deberá ser eliminado de inmediato, o en todo caso proceder a su regularización.

Adquisición

Compre licencias necesarias para un número de copias suficientes de cada programa de acuerdo a sus necesidades. Incluya en el presupuesto compras futuras de software a través de los canales legítimos.

Procedimientos

Ponga de relieve la decisión de su organización de usar software legal adoptando los procedimientos siguientes:

• Designe un gerente o un responsable de software para asegurar que todas las funciones apropiadas de análisis y administración de software se conduzcan eficazmente.
• Organice la inspección de todas las máquinas en intervalos regulares.
• Envíe un memorando a todos los empleados reiterando la preocupación de su organización sobre la duplicación y avisándoles de la inminente inspección.
• Ponga el Código de Ética de Software en un lugar que sea visible a todos los empleados.
• Designe a una persona de su equipo para que se encargue de los requerimientos y compras de software.

Una de las maneras principales de entrada de vendedores inescrupulosos es a través de un sistema de compra fragmentado en el cual varios empleados adquieren software.

• Controle a los proveedores de software así como el software que entre a su empresa.
• Envíe un memorando a sus empleados y agregue una directiva dentro de las políticas de su empresa y en el reglamento interno estableciendo que la copia ilegal de software constituye una falta que será sancionada disciplinariamente y que la piratería de software debe ser denunciada. Envíe un memorando recordatorio todos los años.
• Solicite a sus empleados que firmen un acuerdo que verifique su entendimiento de las políticas de la organización sobre el uso de software ilegal. Asegúrese de que todos los empleados nuevos firmen este acuerdo.